معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات در گفتگو با روابط عمومی و ارتباطات با اشاره به تفاوت ماهیت این معاونت با معاونت‌های عملیاتی دانشگاه اظهار داشت: معاونت‌های آموزشی، پژوهشی، دانشجویی و توسعه منابع در خط مقدم ارائه خدمات و انجام عملیات قرار دارند، اما جنس کار معاونت برنامه‌ریزی متفاوت است و این معاونت باید فکر کند، برنامه‌ریزی کند، پایش و ارزیابی انجام دهد و با ارائه تحلیل‌ها و گزارش‌های کیفی، زمینه ایجاد تحرک و تصمیم‌گیری در دانشگاه را فراهم کند.

دکتر قراخانلو ادامه داد: تلاش ما این است که دانشگاه همواره برنامه‌محور باقی بماند، مسائل امروز و آینده آن با رویکرد علمی و داده‌محور تحلیل شود و پیشنهادهایی ارائه شود که بتواند دانشگاه را در مسیر درست حرکت دهد.

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات دانشگاه با تشریح مهم‌ترین اقدامات این معاونت، از احیای برنامه دوم تحول، اصلاح الگوی پذیرش دانشجو، آمایش ۱۶۴ گروه آموزشی، هدفمند شدن جذب هیئت علمی، تدوین نقشه معماری فناوری اطلاعات، بررسی درآمدهای دانشگاه، اصلاح نظام نظارت و ارزیابی، ساماندهی شوراها و کمیته‌ها، اصلاح ساختار سازمانی، بازمهندسی فرآیندها، افزایش رویت‌پذیری دانشگاه، حرکت به سمت پردیسی‌شدن دانشکده‌ها، توسعه بهره‌وری و آموزش هدفمند کارکنان خبر داد.

دکتر قراخانلو با اشاره به ساختار معاونت برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات گفت: این معاونت با چهار معاونت عملیاتی دانشگاه تفاوت ماهوی دارد و وظیفه آن برنامه‌ریزی، پایش، ارزیابی، تحلیل داده‌ها و ارائه گزارش‌های تخصصی برای ایجاد تحرک و اصلاح مسیر دانشگاه است.

وی افزود: معاونت برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات از سه حوزه برنامه‌ریزی و تشکیلات، نظارت و ارزیابی و فناوری اطلاعات تشکیل شده است و با وجود گستردگی مأموریت‌ها، تعداد نیروی انسانی آن محدود است؛ دفتر نظارت پنج نفر، دفتر برنامه‌ریزی هفت نفر و بخش فناوری اطلاعات ۱۰ نفر نیرو دارد.

قراخانلو تأکید کرد: تلاش ما این است که تعداد نیروهای این معاونت افزایش پیدا نکند و با استفاده از ظرفیت متخصصان، برون‌سپاری و روش‌های جدید مدیریتی، مأموریت‌ها را پیش ببریم.

 

تثبیت تفکر برنامه‌محوری

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات دانشگاه تربیت مدرس با اشاره به تجربه برنامه دوم تحول گفت: حتی اگر برنامه‌های راهبردی به صورت صددرصد اجرا نشوند، میزان تحقق آنها می‌تواند شاخص موفقیت باشد و اجرای حدود ۷۰ درصد یک برنامه راهبردی، موفقیتی بسیار قابل توجه محسوب می‌شود.

وی افزود: برنامه دوم دانشگاه علی‌رغم کم‌توجهی‌هایی که در مقطعی نسبت به آن صورت گرفت، دستاوردهای مهمی داشت و مهم‌ترین دستاورد آن تثبیت تفکر برنامه‌محوری در دانشگاه بود.

دکتر قراخانلو گفت: اکنون این نگاه در دانشگاه شکل گرفته که دانشگاه نمی‌تواند بدون برنامه اداره شود و بسیاری از اقدامات جدید نیز حاصل همین تفکر است.

 

آمایش ۱۶۴ گروه آموزشی

وی آمایش گروه‌های آموزشی را یکی از مهم‌ترین اقدامات دنبال‌شده از دل برنامه دوم دانست و گفت: دانشگاه دارای ۱۶۴ گروه آموزشی است که بسیاری از آنها سال‌ها با ساختارهای قدیمی ادامه فعالیت داده‌اند.

دکتر قراخانلو افزود: معاونت برنامه‌ریزی به صورت مستمر از معاونت آموزشی مطالبه آمایش گروه‌ها را داشته و این کار اکنون با جدیت در حال انجام است. ممکن است برخی گروه‌ها ادغام، برخی تعطیل و گروه‌های جدیدی ایجاد شوند.

وی گفت: حرکت آینده دانشگاه باید از گروه‌های سنتی به سمت گروه‌های میان‌رشته‌ای و موضوع‌محور باشد؛ به عنوان مثال موضوعی مانند آب می‌تواند مجموعه‌ای از متخصصان چند دانشکده و چند رشته را حول یک مسئله مشترک گرد هم آورد.

 

اصلاح الگوی پذیرش دانشجو

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات دانشگاه تربیت مدرس از اصلاح الگوی پذیرش دانشجو به عنوان یکی دیگر از اقدامات مهم این معاونت یاد کرد و گفت: این موضوع حدود یک سال و نیم در هیئت‌رئیسه پیگیری شد و در نهایت به تصویب رسید.

وی اظهار کرد: تحلیل انجام‌شده نشان داد بخشی از دانشجویان دانشگاه از نظر کیفیت علمی در سطح بسیار بالایی قرار دارند و بخشی دیگر نیز عملکردی نزدیک به دانشجویان روزانه دارند، در حالی که در مورد دانشجویان پردیسی، هزینه‌هایی مانند خوابگاه و تغذیه به دانشگاه تحمیل نمی‌شود.

دکتر قراخانلو افزود: بر اساس این تحلیل، اصلاح الگوی پذیرش و افزایش نقش پردیس‌ها مورد تصویب هیئت‌رئیسه و شورای دانشگاه قرار گرفت.

 

برنامه‌ریزی برای درآمدزایی و کاهش وابستگی به بودجه دولتی

وی یکی دیگر از محورهای برنامه دوم را خوداتکایی و پایداری مالی دانست و گفت: معاونت برنامه‌ریزی، با همکاری دفتر نظارت و ارزیابی و با دستور ریاست دانشگاه، از زمستان ۱۴۰۴ مطالعه درآمدهای دانشگاه را آغاز کرد.

دکتر قراخانلو افزود: نخستین گزارش تحلیلی درآمدهای دانشگاه در ۳۱ فروردین ۱۴۰۵ ارائه شد و گزارش نهایی درآمدها نیز در ۹ شهریور در شورای دانشگاه ارائه خواهد شد.

وی اظهار کرد: اکنون تصویر نسبتاً روشنی از منابع درآمدی دانشگاه، خلأهای موجود و حوزه‌هایی که باید برای افزایش درآمد در آنها فعالیت شود، در اختیار داریم و بر اساس همین گزارش، به‌زودی با تشکیل شورای درآمد دانشگاه و با همکاری معاونت توسعه منابع، موضوع درآمدزایی دانشگاه به صورت برنامه‌محور دنبال خواهد شد.

 

ارزیابی مستمر دانشکده‌ها و گروه‌های آموزشی

دکتر قراخانلو نظارت و ارزیابی را از مأموریت‌های اصلی معاونت دانست و گفت: دانشکده‌ها، گروه‌های آموزشی و مراکز پژوهشی به صورت مستمر ارزیابی می‌شوند و گزارش‌های فصلی در اختیار هیئت‌رئیسه و شورای دانشگاه قرار می‌گیرد.

وی افزود: مدل ارزیابی در حال اصلاح است تا دانشکده‌های هم‌سن با یکدیگر مقایسه شوند، گروه‌های نامتجانس در یک سطح قرار نگیرند و وزن شاخص‌ها نیز متناسب با شرایط واقعی تغییر کند.

دکتر قراخانلو گفت: با همکاری متخصصان حوزه نظارت و ارزیابی و شورای نظارت و ارزیابی دانشگاه، مدل جدید در سال جاری ارائه خواهد شد.

وی همچنین از برنامه برای ارزیابی معاونت‌های دانشگاه خبر داد و گفت: در حال حاضر دانشکده‌ها، گروه‌ها و مراکز ارزیابی می‌شوند اما خود معاونت‌ها نیز باید مورد ارزیابی قرار گیرند. به دلیل محدودیت نیروی انسانی، این کار قرار است برون‌سپاری شود و تیم مجری نیز مشخص شده است و تنها تأمین بودجه محدود مورد نیاز باقی مانده است.

 

نقشه معماری جدید برای فناوری اطلاعات

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات دانشگاه تربیت مدرس با اشاره به وضعیت مرکز فناوری اطلاعات گفت: اگرچه زحمات مدیران و کارکنان این مرکز در سال‌های گذشته قابل تقدیر است، اما واقعیت این است که دانشگاه در حوزه فناوری اطلاعات، هم از نظر سخت‌افزار و هم منابع انسانی با عقب‌ماندگی‌هایی مواجه است.

وی افزود: یکی از اقدامات مهم معاونت، مطالعه وضع موجود و تدوین نقشه معماری مرکز فناوری اطلاعات دانشگاه بود که با مشارکت متخصصان برجسته کامپیوتر دانشگاه انجام شد و مورد تأیید متخصصان قرار گرفت.

دکتر قراخانلو گفت: اجرای کامل این نقشه با قیمت پنج ماه قبل حدود یک‌هزار و ۷۰۰ میلیارد تومان اعتبار نیاز داشت که تقریباً معادل کل بودجه دانشگاه است؛ بنابراین طرح به هفت مرحله تقسیم شده و حتی اجرای پایین‌ترین مرحله نیز حدود ۲۵۰ میلیارد تومان اعتبار نیاز دارد.

وی افزود: با توجه به محدودیت های بودجه ای،  برای اجرای برخی فعالیت‌های فناوری اطلاعات به سمت برون‌سپاری حرکت می‌کنیم.

 

ساماندهی ۱۵۰ شورا، کارگروه و کمیته

دکتر قراخانلو از بررسی و ساماندهی ساختار شوراها و کمیته‌های دانشگاه خبر داد و گفت: حدود ۱۵۰ شورا، کارگروه و کمیته در دانشگاه وجود داشت که بررسی آنها نشان داد در برخی موارد برای یک موضوع، چند شورا با عناوین مختلف تشکیل شده و نوعی آشفتگی در این زمینه وجود دارد.

وی افزود: این شوراها و آیین‌نامه‌های آنها در حال ساماندهی است و در کنار آن، شوراهای مورد نیاز نیز شناسایی شده‌اند.

قراخانلو گفت: برای نمونه، مدیران ستادی دانشگاه، با وجود نقش مهم خود، شورای مستقلی نداشتند؛ این شورا تشکیل شد و شوراهای مورد نیاز دیگری نیز در حال ایجاد است.

 

هدفمند شدن جذب هیئت علمی

وی با اشاره به تهیه گزارش تحلیلی درباره ساختار و منابع انسانی ۱۶۴ گروه آموزشی اظهار کرد: این گزارش تصویری دقیق از گروه‌های یک‌نفره، دونفره، سه‌نفره و گروه‌های بزرگ‌تر ارائه کرد و در هیئت‌رئیسه و هیئت جذب مورد استفاده قرار گرفت.

قراخانلو افزود: در نتیجه این تحلیل، جذب هیئت علمی در دانشگاه هدفمندتر شده است. برخلاف برخی نگرانی‌ها درباره وضعیت هرم هیئت علمی دانشگاه ، روند بازنشستگی و جذب اعضای هیات علمی طبق روال در حال انجام است.

وی گفت: گروه‌هایی که نیاز واقعی به عضو هیئت علمی دارند شناسایی شده‌اند و به آنها برای جذب نیرو توجه خواهد شد؛ در مقابل، در گروه‌هایی که تعداد اعضای هیئت علمی کافی است، جذب جدید انجام نخواهد شد.

 

ساماندهی امور هیئت علمی و ایجاد میز خدمت

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات با اشاره به پراکندگی امور هیئت علمی گفت: امور اعضای هیئت علمی در هفت مرکز مختلف از جمله معاونت آموزشی، پژوهشی، توسعه منابع، دبیرخانه هیئت ممیزه و کمیته‌های مرتبط پراکنده بود و این وضعیت موجب خستگی و سردرگمی اعضای هیئت علمی می‌شد.

وی افزود: بر اساس گزارشی که معاونت برنامه‌ریزی تهیه کرد، هیئت‌رئیسه با تشکیل «کارگروه هماهنگی امور هیئت علمی» موافقت کرد و موضوع ایجاد «میز خدمت امور هیئت علمی» نیز در دستور کار قرار گرفت.

دکتر قراخانلو اظهار کرد: پیشنهاد ما این است که دبیرخانه میز خدمت در دفتر برنامه‌ریزی قرار گیرد تا با توجه به نقش این دفتر در رصد و پایش و همچنین ارتباط با فناوری اطلاعات، امور هیئت علمی هماهنگ شود.

وی خاطر نشان کرد: در آینده هدف این است که یک Help Desk ایجاد شود تا عضو هیئت علمی بتواند از محل کار خود درخواستش را ثبت کند و نیروهای مشخصی در پشت این سامانه، درخواست را تا حصول نتیجه پیگیری و گزارش آن را به عضو هیئت علمی ارائه کنند.

 

تعیین تکلیف ساختار و تشکیلات دانشگاه

دکتر قراخانلو اصلاح ساختار و تشکیلات دانشگاه را یکی از مهم‌ترین اقدامات دانست و گفت: ساختار دانشگاه از سال ۱۳۸۸ و سپس در دهه ۹۰ مورد بررسی قرار گرفته، اما با تغییر مدیریت‌ها، اجرای آن به سرانجام نرسیده و بیش از یک دهه است که ساختار تشکیلاتی دانشگاه بلاتکلیف مانده است.

وی افزود: در دوره اخیر، ساختار جدید در هیئت امنا تصویب شده و حدود هشت ماه است که پیگیری آن با وزارتخانه ادامه دارد.

دکتر قراخانلو ابراز امیدواری کرد: تا پایان شهریورماه ساختار و تشکیلات جدید دانشگاه اجرایی شود. این ساختار ممکن است ایده‌آل نهایی نباشد، اما می‌تواند گامی رو به جلو باشد.

 

اصلاح فرآیندها و کاهش بروکراسی

وی اصلاح فرآیندها را از دیگر مأموریت‌های مهم معاونت عنوان کرد و گفت: بسیاری از فرآیندهای ساده دانشگاه پیچیده و زمان‌بر هستند.

قراخانلو با ذکر نمونه‌ای از قراردادهای اعضای هیئت علمی گفت: استاد دانشگاه با تلاش خود برای یک شرکت یا نهاد بیرونی طرح می‌گیرد و قرارداد منعقد می‌کند، اما پس از انعقاد قرارداد با دانشگاه، دریافت وجه مربوط به خود استاد ممکن است سه تا شش ماه طول بکشد. بررسی‌ها نشان داد این فرآیند ۱۲ مرحله دارد و باید کوتاه شود.

وی افزود: در معاونت توسعه منابع نیز حدود ۵۰ فرآیند شناسایی شده که نیازمند بازمهندسی و اصلاح هستند. تیم اجرای این پروژه نیز مشخص شده و تنها تأمین اعتبار محدود مورد نیاز باقی مانده است.

 

ارتقای رویت‌پذیری دانشگاه

دکتر قراخانلو با تأکید بر اهمیت «رویت‌پذیری» دانشگاه گفت: در این زمینه کم‌کاری‌هایی وجود داشته و باید بسیار بیشتر کار شود.

وی افزود: بر اساس طرحی که در این حوزه تهیه شده، معاونت پژوهشی مسئولیت‌هایی از جمله برگزاری کارگاه‌های دانش‌افزایی، ایجاد موتورهای جست‌وجو و ایجاد Repository برای تجمیع مقالات، کتب و دستاوردهای دانشگاه را دنبال خواهد کرد.

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات اظهار کرد: یکی از ضعف‌های دانشگاه، تقویت نشدن کافی برند تربیت مدرس و دیده نشدن تولیدات علمی اعضای هیئت علمی است. برای اصلاح این وضعیت، معاونت‌های آموزشی و پژوهشی، روابط عمومی، بخش بین‌الملل و سایر واحدها باید وظایف مشخصی داشته باشند.

وی افزود: معاونت برنامه‌ریزی هدایت و راهبری این طرح و دفتر نظارت و ارزیابی، پایش آن را بر عهده خواهد داشت و مرکز فناوری اطلاعات نیز در ایجاد مخزن اطلاعاتی و موتورهای جست‌وجو مشارکت خواهد کرد.

 

حرکت به سمت پردیسی‌شدن دانشکده‌ها

دکتر قراخانلو یکی دیگر از برنامه‌های چابک‌سازی دانشگاه را حرکت به سمت پردیسی‌شدن ۱۷ دانشکده عنوان کرد و گفت: افزایش تعداد دانشکده‌ها از پنج دانشکده به ۱۷ دانشکده مزایایی داشته، اما هزینه‌های اجرایی و اداری را نیز افزایش داده است.

وی افزود: در مدل جدید، هویت و استقلال علمی دانشکده‌ها حفظ می‌شود اما امور اجرایی، اداری، مالی و خدماتی می‌تواند در قالب پردیس‌ها ساماندهی شود.

قراخانلو گفت: این طرح با پردیس فنی و رؤسای دانشکده‌های مربوط در حال پیگیری است و در صورت شکل‌گیری پردیس فنی، سایر پردیس‌ها نیز در دستور کار قرار خواهند گرفت.

 

بهره‌وری؛ روح حاکم بر برنامه‌های معاونت

وی بهره‌وری را یکی از محورهای اصلی فعالیت‌های معاونت دانست و گفت: در حوزه‌های تحول دیجیتال، ساختار، منابع انسانی، تشکیلات و اصلاح فرآیندها، نگاه بهره‌وری حاکم است.

دکتر قراخانلو افزود: شورای بهره‌وری تشکیل شده و QCCها نیز با مشارکت معاونت‌های مختلف فعال شده‌اند و اقدامات مناسبی در این حوزه انجام گرفته است؛ البته دانشگاه هنوز از وضعیت مطلوب بهره‌وری فاصله دارد و کارهای زیادی در این زمینه باقی مانده است.

 

آموزش هدفمند کارکنان

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات با اشاره به برنامه آموزش کارکنان گفت: طی سال گذشته و سال جاری ۱۸ دوره آموزشی برگزار شده که ۱۳ دوره مربوط به سال گذشته و پنج دوره مربوط به سال جاری بوده است.

وی افزود: برگزاری دوره‌ها بر اساس نیازسنجی و نظرسنجی از کارکنان انجام می‌شود و تلاش شده دوره‌ها کاملاً هدفمند و متناسب با نیازهای واقعی کارکنان باشد.

 

استفاده از ظرفیت استادان جوان و دانشجویان تحصیلات تکمیلی

دکتر قراخانلو با اشاره به برنامه‌های آینده معاونت گفت: دانشگاه برای داشتن آینده‌ای مطلوب باید بیش از گذشته به استادان جوان تکیه کند. زمینه‌های لازم برای نقش‌آفرینی استادان جوان در برنامه‌ریزی دانشگاه ایجاد شده بود که به دلیل شرایط جنگی متوقف شد، اما در برنامه سوم بر مشارکت این گروه تأکید خواهد شد.

وی همچنین اصلاح هرم منابع انسانی دانشگاه را ضروری دانست و گفت: معاونت توسعه منابع در این زمینه برنامه‌هایی دارد و معاونت برنامه‌ریزی نیز در مسیر کوچک‌سازی و چابک‌سازی دانشگاه با این معاونت همکاری خواهد کرد.

دکتر قراخانلو یکی دیگر از طرح‌های در دست ارائه را استفاده از ظرفیت دانشجویان تحصیلات تکمیلی، به‌ویژه دانشجویان دکتری، در امور تخصصی دانشگاه عنوان کرد و گفت: بسیاری از این دانشجویان در حوزه تخصصی خود سرآمد هستند و می‌توان از ظرفیت آنان در امور تخصصی اداری، مالی، برنامه‌ریزی، فرهنگی، اجتماعی و پژوهشی استفاده کرد.

وی افزود: در این مدل، به دانشجویان بابت خدمات تخصصی پرداخت انجام می‌شود که می‌تواند هزینه‌ای کمتر از به‌کارگیری نیروی اداری تمام‌وقت داشته باشد. طرح این موضوع آماده شده و به‌زودی ارائه خواهد شد.

 

گروه‌های علمی موضوع‌محور و نظام کنترل مدارک

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات همچنین از آماده‌سازی طرح ایجاد گروه‌های آموزشی و پژوهشی موضوع‌محور خبر داد و گفت: اجرای این ایده با معاونت‌های آموزشی و پژوهشی مرتبط است، اما معاونت برنامه‌ریزی از منظر آینده‌نگری و برنامه‌ریزی آن را دنبال می‌کند.

وی همچنین از طراحی «نظام کنترل مدارک» خبر داد و افزود: تعداد زیادی سند، آیین‌نامه و دستورالعمل در دانشگاه وجود دارد که برخی از آنها به‌درستی دسته‌بندی نشده، قابل دسترسی نیست یا مسئول پیگیری و اجرای آنها مشخص نیست. نظام کنترل مدارک با هدف ساماندهی این اسناد و مشخص شدن مسئولیت اجرای آنها ارائه خواهد شد.

 

تدوین تاریخ شفاهی دانشگاه تربیت مدرس

دکتر قراخانلو تدوین تاریخ شفاهی دانشگاه تربیت مدرس را از دیگر اقداماتی دانست که از سوی این معاونت در حال پیگیری و برنامه ریزی است.

وی گفت: این امر بسیار مهم و حائز اهمیت است و باید از تجربه و حضور موسسان و پیشکسوتان دانشگاه نهایت بهره را ببریم و این تاریخ شفاهی می تواند راهنمای خوب و جامعی برای آیندگان باشد. مسئولیت تدوین این تاریخ شفاهی، بر عهده گروه تاریخ دانشکده علوم انسانی گذاشته شده و با همکاری معاونت پژوهشی در قالب یک طرح پژوهشی در حال اجراست.

 

 

معاونتی برای دانشگاه برنامه‌محور، آینده‌نگر و چابک

دکتر قراخانلو در جمع‌بندی فعالیت‌های معاونت برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات گفت: تمام اقدامات این معاونت در نهایت در جهت تحقق شش راهبرد اصلی دانشگاه ساماندهی خواهد شد.

وی افزود: شیوه عمل معاونت همچنان مبتنی بر تهیه گزارش‌های تحلیلی، شناسایی آسیب‌ها و مسائل، ارائه آنها به هیئت‌رئیسه و تلاش برای ایجاد تغییر در مسیر دانشگاه خواهد بود.

معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات دانشگاه تربیت مدرس تأکید کرد: هدف نهایی این است که دانشگاه تربیت مدرس برنامه‌محور، آینده‌نگر، چابک و فعال باشد و تصمیمات آن تا حد امکان بر پایه تحلیل، داده و شناخت دقیق از مسائل اتخاذ شود.