در آغاز جلسه دکتر قراخانلو با اشاره به نقش اساسی معاونت توسعه منابع و سرمایه انسانی در اداره دانشگاه، استفاده از نقطه‌نظرات و پیشنهادات در تدوین «برنامه راهبردی سوم دانشگاه» را ضروری دانست و گفت برنامه سوم بدون تشریک مساعی کل دانشگاه محقق نخواهد شد.

دکتر استادی رئیس دانشکده مهندسی صنایع و سیستم‌ها و مدیر تیم تدوین «برنامه راهبردی سوم دانشگاه»، با یادآوری برنامه‌های اول و دوم و تشریح ۶ اولویت اصلی برنامه گفت: در تدوین برنامه سوم مقرر شد نگاه تکامل یافته‌تری به ۶ اولویت اصلی داشته باشیم و با تأکید بر تاب‌آوری (حفظ شرایط فعلی) در وضعیت اقتصادی موجود و در صورت بروز بحران‌هایی مانند جنگ، تا حد امکان در مسیر توسعه و شکوفایی نیز قدم برداریم. بحث یکپارچگی راهبردها و همچنین هوشمندسازی دو بحث اساسی دیگر است که در تدوین برنامه سوم به آن‌ها توجه خواهد شد.

وی بازنگری در برنامه های قبلی بر اساس تغییرات و نیازهای جدید را امری اجتناب ناپذیر توصیف کرد و تغییر محیط دانشگاه، تغییر نیازهای جامعه و صنعت،‌ تحول دیجیتال، تحول فناوری و هوش مصنوعی، تغییر انتظارات ذینفعان، افزایش رقابت دانشگاه‌ها و پایداری و تنوع‌بخشی منابع را از جمله دلالیل ضرورت تدوین برنامه سوم دانست.

دکتر استادی تدوین برنامه پنج ساله سوم را بر پایه شواهد، تجربیات و مشارکت واحدها دانست و گفت: این برنامه با نگاه به عملکرد گذشته، اسناد بالادستی و سیاست‌ها، تحلیل محیط، مطالعات تطبیقی و بررسی الگوهای موفق و شنیدن ملاحظات و نظرات هر یک از واحدها تدوین می شود.

وی با اشاره به بازنگری برنامه تحول راهبردی دوره قبل گفت که هدف بازنگری، «یادگیری راهبردی» است. در مسیر بازنگری، شناخت واقعیت‌ها و تحلیل هر یک از حوزه‌ها ضروری و ارزیابی وضعیت موجود واحدهای دانشگاه یکی از ورودی‌های اصلی برنامه سوم است. 

دکتر استادی در ادامه اظهار داشت: ما انتظار داریم در این مرحله واقعیت‌های موجود را بشناسیم و بعد به سمت جهت‌گیری راهبردی حرکت کنیم. نقاط قوت و مزیت‌ها، نقاط ضعف و گلوگاه‌ها در حوزه سرمایه انسانی، در حوزه منابع و زیرساخت،‌ در حوزه فرایندها وکارایی،‌ در حوزه توانمندی ها و مزیت‌های سازمانی،‌ در حوزه همکاری و شبکه‌سازی، در حوزه مدیریت و حکمرانی و در حوزه عملکرد و کیفیت و نوآوری را بشناسیم و فرصت ها و تهدیدها را با نگاه روندهای علمی و فناوری هوش مصنوعی،‌ نیازهای جامعه و صنعت و واقعیت‌های جامعه، سیاست و حکمرانی، رقابت و ریسک‌های موجود بررسی کنیم و سپس مسائل راهبردی را شناسایی کنیم.

وی افزود: ما باید بدانیم امروز در چه نقطه‌ای ایستادیم تا جاهایی که خوب کار کردیم را ادامه داده و تقویت کنیم و آن مواردی که کار نتیجه مطلوب را نداشته، حذف یا جایگزین کنیم. همچنین مواردی که ناقص اجرا و رها شده، اصلاح و بازطراحی نماییم.

دکتر استادی در تشریح اقدامات برنامه راهبردی قبلی در معاونت توسعه منابع و سرمایه انسانی به تشکیل شورای سبز (کمیته سبز)، کمیته درآمدزایی و اقتصاد پایدار، کمیته ممیزی انرژی، بنیاد خیرین و اجرای برخی فرایندهای مالی-اداری مانند سیستم دوران اشاره کرد و گفت که اصلاح فرایندها از اصلی‌ترین اجزاء برنامه بود. در این معاونت در دو اولویت راهبردی ۲۰ بسته در اولویت خوداتکایی و پایداری و ۲۶ بسته در سرآمدی همه جانبه در کیفیت تعریف شد.

در ادامه دکتر ابراهیمی معاون توسعه منابع و سرمایه انسانی دانشگاه سخنان خود را با میزان اثرگذاری برنامه تحول قبلی آغاز کرد و افزود: برنامه قبلی در ۲ یا ۳ شاخص ایراد داشت. با توجه به ارکان و ذی‌نفعان دانشگاه باید پس از اجرای برنامه های قبلی، در یکی از ارکان تغییر وضعیت تأثیر گذاری دیده می‌شد. یکی از دلایل عدم توفیق، میزان وفاداری برنامه به وضع موجود بود. شناخت وضع موجود جزء ضروریات است اما اینکه مبنای تدوین برنامه یا اصلاح باشد، درست نیست. ما باید طرحی نو دراندازیم.

وی اضافه کرد: در مقام اجرای برنامه نیز pmoها تشکیل و بسته‌ها و روال‌ها تعریف شدند اما برای رسیدن به نتیجه مطلوب، به سازوکارهای اجرایی بهتر و تدبیری دیگر نیازمندیم. همچنین باید در تدوین برنامه به وظایف اصلی دانشگاه که آموزش، پژوهش، فناوری و مسئولیت اجتماعی است با نگاه تمرکزگرایی رسیدگی شود چراکه تمرکزگرایی هزینه‌ها را به شدت کاهش داده و از هدررفت منابع جلوگیری می کند.

دکتر ابراهیمی ضمن اشاره به برخی اقدامات انجام شده در حوزه ارتقاء و بهبود نرم‌افزارها در ۴ مدیریت زیرمجموعه خود،‌ از موضوع «حقوق و مزایا» و موضوع «تأمین مسکن» پرسنل دانشگاه به عنوان دو راهبرد جدی معاونت که باید در «برنامه راهبردی سوم دانشگاه» مورد توجه قرار گیرد، نام برد و تأکید کرد:‌ تأمین مالی نیز یک راهبرد اساسی است که باید به آن توجه شود. برای رسیدن به پایداری مالی که جزء یکی از ۶ اولویت اصلی برنامه راهبردی دانشگاه است، جلب مشارکت بخش خصوصی ضروری ست.

وی افزود: باید برای مدیریت دانش، مدیریت اسناد، مدیریت مصرف انرژی، اصلاح فرهنگ سازمانی، اصلاح فرایندها، تحول در بخش اداری و چابک سازی فکر و هزینه شود و توازن و تعادل هزینه‌ها در بخش پرسنلی، آموزش، پژوهش و فناوری برقرار باشد.

در بخش دیگری از جلسه دکتر دهقان نیری مدیر برنامه‌ریزی راهبردی و تشکیلات دانشگاه ضمن تأکید بر اهمیت بازنگری و اصلاح فرایندها خاطرنشان کرد تمامی مشکلات از فرایندها نیست. وی اتوماسیون سازی مبتنی بر فرایندهای بهبودیافته را ضروری دانست و گفت: بسیاری از فرایندهای سازمانی ما استاندارد است اما از آنجایی که به درستی اجرا نمی‌شوند، به دنبال تغییر یا اصلاح فرایند می‌رویم. یکی از دلایلی که فرایندها ناقص اجرا می‌شود یا ابتر می ماند، افرادی هستندکه فرایندها را اجرا می‌کنند.

وی پیاده‌سازی عمده تغییرات در دانشگاه را به عهده معاونت توسعه منابع و سرمایه انسانی دانست و تصریح کرد: پایبندی به فرایندها و یا تغییر افراد از جمله دلایل درست انجام نشدن برخی فرایندهاست که می توان این مشکل را با آموزش، تعهد و تخصص رفع کرد.

در ادامه دکتر حسین‌زاده معاون پژوهشی دانشکده مهندسی صنایع و سیستم‌ها از معاونت توسعه منابع و سرمایه انسانی به عنوان موتور پیشران سایر بخش‌ها نام برد. وی ضمن یادآوری نقش راهبردی معاونت پشتیبانی در تأمین نیروی انسانی، منابع و زیرساخت‌ها و فرایندها در سازمان، بر لزوم تدوین یک استراتژی خوب و درست توسط معاونت به منظور توسعه و حفظ و نگهداشت منابع تأکید کرد.

در این جلسه فریبا حیدری مدیر اداری، رفاه و پشتیبانی، عباس حسینی مدیر تأمین مالی و بودجه، لیلی ملک‌زاده مدیر فنی و نظارت بر طرح‌های عمرانی،‌ منوچهر علی زاده فرد مدیر حقوقی و قراردادها و محسن رفیع‌پور مدیر مالی و حسابداری به طرح مسائل و انتظارات حوزه مدیریت خود پرداختند.