در ابتدای جلسه دکتر قراخانلو معاون برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات هدف این نشست را تبیین چشم‌اندازهای معاونت عنوان کرد و گفت: جلسات هم‌اندیشی تدوین «برنامه راهبردی سوم دانشگاه» با معاونت‌ها، حوزه ریاست و پارک علم و فناوری برگزار شد و هدف از این جلسه این است که ما در خصوص برنامه سوم نقطه نظرات مدیران حوزه معاونت برنامه‌ریزی، نظارت و فناوری اطلاعات را به اطلاع تیم تدوین برنامه برسانیم.

دکتر استادی رئیس دانشکده مهندسی صنایع و سیستم‌ها در ادامه جلسه ابراز امیدواری کرد که با تدوین برنامه سوم راهبردی گامی مؤثر در تحقق اهداف دانشگاه و توسعه و پیشرفت آن برداشته شود. وی در تشریح دلایل لزوم حرکت به سمت تدوین «برنامه راهبردی سوم دانشگاه» به تحولات فناوری، تحول دیجیتال، تغییر نیازهای جامعه، پایداری و تنوع‌بخشی در منابع و رقابت بالای بین دانشگاه‌ها اشاره کرد و با توجه به محدودیت منابع، داشتن برنامه‌ را ضروری و مهم دانست.

مدیر تیم تدوین «برنامه راهبردی سوم دانشگاه» تشریح کرد: در برنامه سوم چند نکته هایلایت و تمرکز داریم. تمرکز اول تاب‌آوری و پایداری دانشگاه است. در این مورد توان مواجهه با عدم قطعیت‌ها، محدودیت‌ منابع و تغییرات محیطی و فناوری دیده شده و متناسب با سناریوهای متعدد برنامه‌ریزی می‌شود. تمرکز دوم یکپارچگی و هم‌افزایی سازمانی است. در این مورد نیز هم‍راستایی اهداف، فرایندها، منابع داده‌ها و شاخص‌های عملکرد مورد نظر است. و تمرکز سوم؛ تحول هوشمند با محوریت داده و هوش مصنوعی است که در این حوزه نیز بکارگیری هدفمند فناوری برای ارتقای کیفیت بهره‌وری و خلق ارزش مورد توجه خواهد بود. این ۳ تمرکز منطق مشترک تدوین برنامه اند نه جایگزین شعار یا اولویت‌های راهبردی دانشگاه.

دکتر استادی اضافه کرد:‌ در حال حاضر با عدم یکپارچگی داده‌ها و اهداف مواجه هستیم و اطلاعات پراکنده است. این عدم یکپارچگی داده‌ها یک چالش بزرگ است. نقش معاونت برنامه‌ریزی در ایجاد یکپارچگی و تمرکز پلتفرم‌های داده‌ای پررنگ خواهد بود. ما می‌خواهیم بدانیم از تجربه طرح تحول قبلی، چه چیزهایی باید حذف، اصلاح، بازطراحی یا تقویت شوند. همچنین نقاط قوت، ضعف، تهدیدها، فرصت‌ها و آینده مطلوب معاونت از دید مدیران حوزه چیست؟

در ادامه دکتر نیک‌بخش معاون آموزشی دانشکده مهندسی صنایع و سیستم‌ها با اشاره به تجربه برنامه‌های قبلی،‌ از مرکز IT به عنوان یکی از موارد چالش برانگیز که باید مورد آسیب‌شناسی دقیق قرار می‌گرفت نام برد و گفت در این دوره نیز این مرکز با نام مدیریت فناوری اطلاعات،‌ امنیت و هوشمندسازی در واقع هم پاشنه آشیل است و هم می‌تواند محل پرواز و باعث پیشرفت پروژه باشد.

در بخش دیگری از جلسه دکتر شایان دبیر کارگروه تحول دیجیتال دانشگاه در تشریح اقدامات این کارگروه اظهار داشت: تدوین سند تحول دیجیتال دانشگاه مهم‌ترین اقدام کارگروه در آستانه نهایی شدن است. همچنین با توجه به اهمیت موضوع تحول دیجیتال بیش از ۴۰۰ نفر از کارکنان دانشگاه تحت آموزش‌های پایه‌ای مفاهیم دیجیتال قرار گرفته‌اند. خروجی جلسات برگزار شده این کارگروه تعیین ۶ محور اصلی تحول دیجیتال و تدوین برنامه‌ای ۵ ساله با اقدامات ۲ سال اول است.

وی در ادامه به آسیب‌شناسی برنامه‌های قبلی پرداخت تصریح کرد: اجتناب از اقدامات کوچک یک امر کلیدی ست. در طرح تحول قبلی برخی اقدامات خیلی کوچک تحت عنوان تحول نام‌گذاری شده بودند. باید اقدامات بزرگ و تا حدی جاه‌طلبانه دیده شوند نه صرفا حفظ وضع موجود. نکته کلیدی دیگر بحث پیگیری و تداوم است. برخی اقدامات نیازمند دید استراتژیک و پیگیری مداوم است. یکسری موارد نیز از جنس زیرساخت هستند. زیرساخت‌های پایدار و قوی در برنامه راهبردی حیاتی است. این‌ها باید اولویت قرار گرفته و در ماه‌های اولیه انجام شوند تا بقیه موارد روی آن سوار شود. IT تحول آفرین است و زیرساخت IT پایه یکپارچگی است. بدون یکپارچگی در سطح داده و سامانه، هیچ‌یک از محورهای دیگر (نظارت، ارزیابی عملکرد و...) قابل تحقق نیست. بستر داده‌ای پیش‌نیاز اصلی ابزارهای تحلیلی است.

در ادامه جلسه مهندس باغشاهی مدیر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی دانشگاه با اشاره به ضرورت تغییر نگرش ارکان دانشگاه به IT گفت که شاید بیزینس اصلی دانشگاه IT نباشد، اما بدون فناوری اطلاعات هیچ کاری پیش نمی‌رود.

وی با بیان این مطلب که در این مرکز تلاش بسیاری صورت گرفته تا سامانه یکپارچه‌ای ایجاد شود تشریح کرد: با توجه به ظرفیت و امکاناتی که در اختیار داشتیم اقداماتی انجام شد. سیستم‌های یکپارچه جدید جایگزین نرم‌افزار قدیمی فاکس‌رو (FoxPro) شد که سال‌ها سیستم احکام و حقوق و دستمزد بود و مشکلات مونوپل و مغایرت‌هایی ایجاد میکرد. اکنون نرم‌افزار چهارگون در حوزه منابع انسانی و احکام و نرم‌افزار جدید مالی استقرار یافته‌اند تا داده‌ها یکپارچه شوند. برون‌سپاری طرح جامع ارزیابی وضعیت موجود دیتاسنتر و سرویس‌دهی دانشگاه با همکاری تیم کارشناسی قوی نیز از دیگر اقدامات این مدیریت بود.

مهندس باغشاهی همچنین از کمبود نیروی انسانی متخصص و نگهداشت نیروهای مجرب، فرسودگی شدید تجهیزات و هزینه‌های بالا و بودجه محدود هوش مصنوعی به عنوان چالش‌های اصلی مجموعه تحت مدیریت خود، نام برد.

دکتر قراخانلو نیز در تکمیل صحبت‌های مدیر توسعه فناوری اطلاعات یادآور شد:‌ وضعیت IT هنگام تحویل به مدیریت جدید بسیار ناپایدار بود و با تلاش مهندس باغشاهی به آرامش نسبی رسید. طرح نقشه و معماری IT آماده شده است اما اجرای کامل آن به بودجه بالایی نیاز دارد و از اینرو امروز برون‌سپاری بخش خدمات IT یک اجبار است تا مرکز IT بتواند بر هوشمندسازی و مدیریت داده‌محور تمرکز کند. اگر دانشگاه تربیت مدرس خود را با آهنگ توسعه هوش مصنوعی تطبیق ندهد، قطعاً عقب خواهد ماند.

در بخش دیگر نشست دکتر دهقان نیری مدیر برنامه‌ریزی راهبردی و تشکیلات دانشگاه ضمن معرفی واحد تحت مدیریت خود شامل ۵ حوزه اصلی آمار، تشکیلات و روش‌ها، آموزش کارکنان، اتوماسیون اداری و برنامه‌ریزی برخی اقدامات و چالش‌های کلیدی آن مدیریت شامل: اصلاح چارت سازمانی پس از ۹ سال، تخصصی‌سازی و کاربردی کردن آموزش‌ کارکنان، تعیین نظام کنترل اسناد و مستندات و تدوین آیین‌نامه متمرکزسازی اسناد و بخشنامه‌ها، مهندسی مجدد فرآیندها و شناسایی ۵۰ فرآیند کلیدی دانشگاه در حوزه اداری و مالی،‌ تشکیل کارگروه درآمدزایی و نامتمرکزسازی آموزش‌های آزاد،‌ بازنگری گروه‌های آموزشی و اصلاح فرآیند جذب هیأت علمی را تشریح کرد.

مهندس اندایش معاون مدیر برنامه‌ریزی راهبردی و تشکیلات و رییس گروه تشکیلات و روش‌ها نیز چند پیشنهاد عملیاتی و کلیدی ارائه کرد.

پایان اپراتوری خام داده‌ها؛ ارتقای اداره آمار به مرکز تحلیل‌های هوشمند پیش‌بین برای هیئت رئیسه. بازمهندسی ۷ گام فرآیندها؛ غربالگری، حذف مراحل زائد، اصلاح اختیارات، تجمیع هم‌پوشانی‌ها، پست‌بندی مهارت‌محور و دیجیتال‌سازی. خوداتکایی مالی؛ گذار از آرزوهای بدون پشتوانه و بودجه‌ریزی سناریومحور (عادی، انقباضی، بحران). تغییر عناوین از فعالیت‌محور به نتیجه‌محور؛ راه‌اندازی اتاق وضعیت داده  از جمله راهکارهای پیشنهادی وی بود.

در این نشست دکتر آخوندزاده مدیر نظارت و ارزیابی راهبردی دانشگاه دانشگاه نکاتی پیرامون ارزیابی عملکرد دانشکده‌های ناهمگون، عدم ارزیابی معاونت‌ها و هیأت رئیسه،‌ نظام‌های رتبه‌بندی بین‌المللی مطرح کرد.