در نخستین نشست این ستاد که با حضور مسئولان و مدیران بخش‌های مختلف دانشگاه برگزار شد، راهکارهای لازم برای فراهم‌سازی زیرساخت‌های مورد نیاز به منظور اسکان، پذیرایی و ارائه خدمات مناسب به زائران، میهمانان و شرکت‌کنندگان در مراسم مورد بررسی قرار گرفت و هماهنگی‌های لازم میان واحدهای مختلف دانشگاه انجام شد.

در این نشست، بر ضرورت هم‌افزایی و همکاری تمامی بخش‌های دانشگاه برای برگزاری هرچه شایسته‌تر این مراسم تأکید شد و تشکیل کمیته‌های اجرایی تخصصی در حوزه‌های مختلف از جمله اسکان، پذیرایی، پشتیبانی، حمل‌ونقل، انتظامات، خدمات، اطلاع‌رسانی، فرهنگی، بهداشت و درمان و سایر بخش‌های مرتبط در دستور کار قرار گرفت.

همچنین شرح وظایف هر یک از کمیته‌ها تبیین و مسئولیت‌های مربوطه به منظور برنامه‌ریزی دقیق، انسجام در اجرای امور و ارائه خدمات مطلوب به زائران و شرکت‌کنندگان ابلاغ شد.

دانشگاه تربیت مدرس با بهره‌گیری از تمامی ظرفیت‌های انسانی و امکانات موجود، آمادگی کامل خود را برای مشارکت در برگزاری هرچه باشکوه‌تر این مراسم و میزبانی شایسته از زائران و میهمانان اعلام کرده و کمیته‌های اجرایی تا زمان برگزاری مراسم، به‌صورت مستمر روند آماده‌سازی و هماهنگی‌های لازم را پیگیری خواهند کرد.